Bei Berücksichtigung der Soll-Vorauszahlung – so wie es der VNWI in seiner Musterabrechnung empfiehlt - sollte in 2010 wie in 2009 mit der Aufstellung des detaillierten Rücklagennachweises gearbeitet werden. Ab der Abrechnung 2011 kann mit dem detailliertem Rücklagennachweis aus dem Sammler 2 gearbeitet werden, der auf die tatsächlich geleisteten Zahlungen laut Buchhaltung zurückgreift. Optional können Sie natürlich für die Abrechnung 2010 diese Umbuchungen auch manuell vornehmen.

Den detaillierten Rücklagennachweis finden Sie im Programmmodul Instandhaltungsrückstellung unter dem Drucksymbol.

Es wird aus diesem das Verhältnis gerechnet zwischen Bewirtschaftung und Instandhaltungsrücklage. Um es einfach zu machen:
Das monatliche Hausgeld für den Eigentümer beträgt 150 €, somit 1.800 € pro Jahr. Sein Anteil an der Instandhaltungsrücklage sind 600 €, was einem monatlichen Betrag von 50 € entspricht.
 

Sollte der Eigentümer nicht alles gezahlt haben, kommt es nun natürlich darauf an, wie Sie die Verteilung vorgenommen haben. (Erst Bewirtschaftungskosten, erst Instandhaltungsrücklage oder prozentuale Aufteilung der Zahlung). Hiernach werden dann die Zahlungen des Eigentümers bei der Instandhaltungsrücklage berücksichtigt.

Über das Instandhaltungsrücklagenmodul kann die tatsächlich geleistete Vorauszahlung gesplittet auf den Anteil Bewirtschaftungskosten und Instandhaltungsrücklage berechnet werden (wie bereits auch in der Abrechnung 2009 über den Druck des detaillierten Rücklagennachweises) und dann an die Nebenkostendatei übergeben werden. Wählen Sie die Option Rückstände ermitteln und Vorauszahlungen an NK-Datei.

Achtung: Wenn Sie die Beträge mehrfach an die Nebenkostendatei übergeben, werden diese Beträge nicht überschrieben sondern nur angehangen.

Um die Ist-Beträge an die Nebenkostendatei übergeben zu können und in 2011 den Wirtschaftsplan erstellen zu können, wird ein weiteres Sollstellungskonto benötigt, damit die Vorauszahlung der Instandhaltungsrückstellung diesem Sollstellungskonto zugeordnet werden kann. Je Instandhaltungsrückstellung im Objekt muss ein separates Sollstellungskonto definiert werden.

Dieses Konto muss die Kontofunktion 29 haben. Über dieses Konto wird für jede Rücklage der Sollstellungsbetrag eingebucht.

Das neue Konto ist in der Instandhaltungsrücklage für die jeweilige Instandhaltung zu hinterlegen.
Auch hier muss je Instandhaltungsrücklage ein gesondertes Konto hinterlegt werden (wie schon für den Nullabgleich).

Bitte beachten Sie, dass die Option „Wohngeld aktiv“ gesetzt ist und dass für jede Position ein Verteilungsschlüssel auch bereits im Kontenstamm hinterlegt ist, da sonst die Instandhaltungsrückstellung im Rahmen der Hausgeldabrechnung nicht gedruckt wird. Dies können Sie prüfen, wenn nach Betätigen des Buttons "VTS einlesen" noch der gewünschte Verteilungsschlüssel im Rücklagenmodul angezeigt wird. Wird keiner oder der falsche angezeigt, überarbeiten Sie zunächst im Kontenstamm und drücken dann den Button "VTS einlesen" erneut.  

Der Ausweis der Instandhaltungsrückstellung kann für die Abrechnung 2010 nicht über das Programmmodul Instandhaltungsrücklage erfolgen, da dieses Programm auf die Buchhaltung zurückgreift. Sollten Sie in 2010 die Instandhaltugngsrückstellung bereits gesondert ins Soll gestellt haben, kann der Ausweis über dieses Modul unmittelbar erfolgen.

Die Instandhaltungsrückstellung muss in 2010 über die Hausgeldabrechnung gedruckt werden (wenn noch nicht gesplittet gebucht wurde).

Zum einen kann die Instandhaltungsrückstellung mit der Hausgeldabrechnung gedruckt werden. Hierfür wählen Sie in der Hausgeldabrechnung unter Extras – Optionen die Tabe Inst.-Rücklage.

Hier wählen Sie dann die Option Zusatzseite Instandhaltungsrücklage drucken. Diese kann optional als Zusatzseite oder direkt in die Abrechnung gedruckt werden. Soll die Rücklage direkt in die Abrechnung gedruckt werden, ist ein entsprechender Platzhalter in der Vorlage zu hinterlegen. Eine Mustervorlage liegt im Ordner ...\uts97\whv\template\99999999.

Alternativ können Sie die Instandhaltungsrücklage auch ohne Hausgeldabrechnung drucken. Dann starten Sie den Druck über den Button „I.R. drucken“ direkt auf der Hauptmaske der Hausgeldabrechnung.

Die Darstellung der Instandhaltungsrücklage lässt sich optional auch ohne die Anteile der jeweiligen Eigentümer darstellen. Hierfür wurden weitere Optionen in der Hausgeldabrechnung für die Instandhaltungsrücklage geschaffen:

Mit dem Update wurden für die Instandhaltungsrückstellung zwei neue Templates ausgeliefert. Diese finden Sie in Ihrer Installation unter whv\template\99999999. Bitte kopieren Sie das benötigte Template in Ihren Mandanten (in der Regel whv\template\00000001).

Das Template für die Darstellung der Rücklage mit Anteilen heißt InstRL_BGH_mit Anteilen.dot, das Template für die Darstellung ohne Anteile nennt sich InstRL_BGH_ohne Anteile.dot.

Bitte beachten Sie, dass diese von uns gelieferten Templates zwingend die Option „Bemessungsgrundlage in Tabelle drucken“ benötigen, da ansonsten die Istrückstellung nicht ausgewiesen wird.

Die neue Option „IHR Zahlungen aus NK-Datei“ wirkt sich auf den Ausweis der Instandhaltungsrückstellung aus.

Ist die Option gesetzt, wird der Wert der Istrückstellung für Zuführung laut WP aus der Nebenkostendatei geholt – was wiederum voraussetzt, dass die Instandhaltungsrückstellung über den detaillierten Rücklagennachweis an die Nebenkostendatei übergeben wurde - andernfalls greift er auf die Buchhaltung zurück. Dies bedeutet, dass ab der Abrechnung 2011 diese Option nicht gesetzt werden sollte.

Achtung: Wurden die aufgesplitteten Vorauszahlungen an die Nebenkostendatei übergeben und wird zusätzlich die Option Vorauszahlungen aus NK-Datei gewählt, so werden in der Hausgeldabrechnung unabhängig von der gewählten Vorauszahlungsart immer die Ist-Vorauszahlungen ausgewiesen. Sollten Sie also die Soll-Vorauszahlungen zugrunde legen, dürfen Sie keinesfalls die Option „Vorauszahlungen aus NK-Datei“ wählen.

Erläuterung der Datenherkunft:

1) Anfangsbestand laut Definition im Instandhaltungsrücklagenmodul
2) anteiliger Anfangsbestand laut Definition im Instandhaltungsrücklagenmodul und anteiligem Verteilungsschlüssel
3) Anfangsbestand laut Definition im Instandhaltungsrücklagenmodul abzüglich Rückstände aller Eigentümer aus OP-Sollstellungs-Konto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage) kleiner der Abrechnungsperiode (Buchungsjahr von).
4) anteiliger Anfangsbestand laut Definition im Instandhaltungsrücklagenmodul und anteiligem Verteilungsschlüssel abzüglich Rückstande des jeweiligen Eigentümers aus OP-Sollstellungs-Konto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage) kleiner der Abrechnungsperiode (Buchungsjahr von)
5) Zahlung auf OP-Sollstellungskonto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage), wo OP-Datum kleiner der Abrechnungsperiode (Buchungsjahr von) und Zahldatum innerhalb der Abrechnungsperiode aller Eigentümer
6) Zahlung auf OP-Sollstellungskonto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage), wo OP-Datum kleiner der Abrechnungsperiode (Buchungsjahr von) und Zahldatum innerhalb der Abrechnungsperiode des jeweiligen  Eigentümers
7) Die Spalten Ihr Anteil werden bis auf die Felder 10 über die Option „Anteile drucken“ optional dargestellt

Für Abrechnung 2010 (mit Option IHR Zahlungen aus NK-Datei)

8) ermittelte Zahlungen der Instandhaltungsrücklage aus den Optionen des detaillierten Rücklagennachweises für alle Eigentümer aus der Nebenkostendatei.
9) ermittelte Zahlungen der Instandhaltungsrücklage aus den Optionen des detaillierten Rücklagennachweises für den jeweiligen Eigentümer aus der Nebenkostendatei.

Nach Abrechnung 2010 (ohne Option IHR Zahlungen aus NK-Datei, Daten werden der Buchhaltung entnommen)

8) Zahlung auf OP-Sollstellungskonto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage), wo das OP-Datum und das Zahldatum im Abrechnungszeitraum liegt für alle Eigentümer
9) Zahlung auf OP-Sollstellungskonto 29 (Sollstellung Instandhaltungsrücklage), wo das OP-Datum und das Zahldatum im Abrechnungszeitraum liegt für den jeweiligen Eigentümers

OP Umbuchungsautomat

Sie benötigen den OP-Umbuchungsautomaten, um auf der Instandhaltungsrückstellung in der Spalte Ist-Betrag die Position „Anfangsbestand“ (Positionen 3 und 4) sowie „Zahlungen aus Beitragsverpflichtungen Vorjahre“ (Positionen 5 und 6) darstellen zu können.

Da die Abrechnungsspitze die Differenz zwischen geplanten Kosten laut Wirtschaftsplan und tatsächlich entstanden Kosten ist, kann es hier bezogen auf die Instandhaltungsrückstellung nicht zu einer Differenz zwischen geplanter Zuführung Instandhaltungsrückstellung und tatsächlichen „Kosten“ kommen. Ein Rückstand auf Beiträge zur Instandhaltungsrückstellung kann also nur in Form von offenen Hausgeldern aus Vorjahr(en) resultieren.

In Abhängigkeit der bisherigen Arbeitsweise wurde als Abrechnungsergebnis entweder die Abrechnungsspitze oder der Abrechnungssaldo eingebucht.

Ein Beispiel:

Laut Wirtschaftsplan 2009 soll der Eigentümer 100,-- € monatliches Hausgeld zahlen. Davon entfallen 20,-- € auf Instandhaltung und 80,-- € auf Bewirtschaftungskosten. Der Eigentümer zahlt sein Hausgeld nur für 11 Monate. Die Abrechnungssumme für die Wohnung beträgt 1.400,-- €.

Die Abrechnungsspitze lautet über 200,-- €, der Abrechnungssaldo beträgt 300,-- € inklusive einen Rückstand auf Beitragszuführung zur Instandhaltungsrückstellung über 20,-- €.

Sollten Sie dies ausweisen wollen, so müssen Sie in der weiteren Vorgehensweise differenzieren, ob Sie bislang die Soll- oder die Ist-Vorauszahlungen zugrunde gelegt haben.

Beispiel 1: bisherige Abrechnung nach Ist-Vorauszahlungen

Sollten Sie bislang die Hausgeldabrechnung unter Berücksichtigung der Ist-Vorauszahlung durchgeführt haben, ist die Jahresübernahme ohne Vorträge erfolgt (bzw. nur offene Abrechnungsergebnisse Vorjahre wurden übernommen). Somit wird durch das Buchen der Abrechnungsergebnisse der Abrechnungssaldo eingebucht, der auch offene Hausgelder beinhaltet. Ein Rückstand auf Beiträge zur Instandhaltungsrückstellung kann also im Abrechnungssaldo enthalten sein.

Dies hat zur Folge, dass die Position Erlöse Abrechnungen über 300,-- € aufgeteilt werden muss in 280,-- € Erlöse Abrechnungen und 20,-- € Sollstellung Instandhaltung. Wird nun in 2010 darauf gezahlt, entspricht dies der Position Beitragsverpflichtungen Vorjahre im Ist-Betrag des Ausweises der Instandhaltungsrückstellung.

Beispiel 2: bisherige Abrechnung nach Soll-Vorauszahlungen

Haben Sie hingegen bislang die Hausgeldabrechnung unter Berücksichtigung der Soll-Vorauszahlung durchgeführt haben, ist die Jahresübernahme bereits mit Offenen-Posten und Vorträgen erfolgte. Somit wird durch das Buchen der Abrechnungsergebnisse die Abrechnungsspitze eingebucht, da die offenen Hausgelder bereits durch die Jahresübernahme übertragen wurden. Ein Rückstand auf Beiträge zur Instandhaltungsrückstellung kann also nur in Form von offenen Hausgeldern aus Vorjahr(en) resultieren.

Dies hat zur Folge, dass die Position Sollstellung Hausgeld über 100,-- € aufgeteilt werden muss in 80,-- € Sollstellung Hausgeld und 20,-- € Sollstellung Instandhaltung. Wird nun in 2010 darauf gezahlt, entspricht dies der Position Beitragsverpflichtungen Vorjahre im Ist-Betrag des Ausweises der Instandhaltungsrückstellung.

Da jedoch das OP-Datum in 2009 liegen muss und dies buchungstechnisch nicht ohne weiteres möglich ist, kann eine Änderung über den OP-Umbuchungsautomaten erfolgen.

Über ein gesondertes Modul können dann die durch die in einer Summe übergebenen Buchungssätze gesplittet werden auf Abrechnungsergebnisse Bewirtschaftung bzw. Sollstellung Hausgeld und Instandhaltungsrücklage.

Das Modul nennt sich Umbuchungsautomat und ist zu finden unter Abrechnungen. Vor der ersten Benutzung des Moduls müssen Sie sich hierfür noch die Zugriffsrechte vergeben.

Geben Sie hier das Objekt ein, für das Sie Buchungen aufsplitten möchten sowie anschließend das Konto, auf dem Buchungen bisher (in einer Summe) eingebucht wurden.
Das Konto für die Instandhaltungssollstellung wird automatisch erkannt. Sollten Sie mehrere Instandhaltungssollstellungskonten haben, werden entsprechend viele Konten aufgelistet.

Nun können Sie über den Button „EG laden“ die Daten der Eigentümer aufrufen, um diese zu verändern.

Tragen Sie nun in der Spalte des Instandhaltungsrücklagensollstellungskontos (im Beispiel 0008110) den Betrag ein, der vom Eigentümer für die Rücklage im Vorjahr(en) nicht gezahlt wurde und von dem Konto Erlöse Abrechnungen bzw. Sollstellung Hausgeld umgebucht werden soll.

Die OP-Korrekturen erfolgen mit der OP-Nummer IHR-KORR auf den letzten Tag des vorherigen Buchungszeitraumes. Nimmt man die Korrektur im Wirtschaftsjahr 2010 vor, so wird die OP-Korrektur mit Datum 31.12.2009 eingestellt.
Als OP-Bezeichnung wird der von Ihnen eingetragene Text im Feld Bezeichnung übernommen. Lassen Sie das Feld frei, wird der Text „IHR Korrektur“ verwendet.

Der von Ihnen vorgegebene Betrag wird dem Konto Erlöse Abrechnungen bzw. Sollstellung Hausgeld negativ belastet (also gutgeschrieben) und gegen das Sollstellungskonto für die Instandhaltungsrücklage eingestellt.

Diese Aufteilung ist wichtig für den Ausweis der Istrücklage im Rücklagennachweis, insbesondere auch zum Ausweis von Zahlungen auf rückständige Instandhaltungsbeträge (Zahlungen aus Beitragsverpflichtungen Vorjahre) und zur Darstellung des "korrekten" Anfangsbestandes.

Bitte berücksichtigen Sie, dass nun auch eine Zahlung aus 2010 neu zugeordnet werden muss, um somit die Position Sollstellung Instandhaltungsrückstellung auszugleichen. Hierbei ist zu beachten, dass unter den Buchungsoptionen die Option aus ausgeglichene Posten anzeigen gewählt wird, da der OP IHR-KORR in sich null ist und somit sonst nicht ausgewiesen werden würde.

Es empfiehlt sich in 2009 den detaillierten Rücklagennachweis zu drucken. Dieser weist den offenen Betrag der Instandhaltungsrückstellung im Wirtschaftsjahr 2009 aus. Hiermit können Sie einen Rückstand zur Aufteilung des Vortrages ermitteln. Sollten noch weitere Rückstände bestehen, ist ggf. der detaillierte Rücklagennachweis auch aus den Vorjahren zu drucken. Nur durch die Aufteilung ist gewährleistet, dass der "korrekte" Anfangsbestand der Istrücklage dargestellt werden kann.

Diese Vorgehensweise muss bezogen auf die offenen Hausgelder aus 2010 für die Abrechnung 2011 wiederholt werden.