Bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung 2011 ergeben sich einige Veränderungen zur Hausgeldabrechnung des Vorjahres.

Bitte beachten Sie, dass nachfolgende Vorgehensweise nur angewandt werden darf, wenn Sie im Wirtschaftsjahr 2011 bereits gesplittet gebucht, sprich die Sollstellung Bewirtschaftungskosten und die Sollstellung Instandhaltungsrückstellung getrennt ins Soll gestellt haben.

1.)   Anpassung Hausgeldabrechnungsvorlage

In der Hausgeldabrechnung können die Vorauszahlungen für Bewirtschaftungskosten und Instandhaltungsrückstellung über neue Platzhalter ausgewiesen werden. Die Inhalte der Platzhalter können in den Optionen der Hausgeldabrechnung/ Texte I eingetragen werden. 

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Summe Vorauszahlungen $WohngeldBez$^T$WohngeldSumme$^T$WohngeldAnteil$

Summe Vorauszahlungen $InstRLBez$^T$InstRLSumme$^T$InstRLAnteil$

Es handelt sich hierbei um die Bezeichnung, die Summe und den Anteil von Hausgeld und Instandhaltungsrückstellung. Die Tabstopps dienen als Platzhalter und werden über dieses Zeichen dargestellt: ^

Die Platzhalter, die diese Texte auslösen, lauten:

$VorauszahlungenWohngeld$

$VorauszahlungenInstRL$

Bitte ersetzen Sie die bisherigen Vorauszahlungsplatzhalter durch die oben genannten.

Des Weiteren kann in der Abrechnung wieder auf die Zahlungseinzelsätze zurückgegriffen werden. Hierzu setzen Sie in den Optionen der Hausgeldabrechnung/ Allgemein bitte den Haken bei „Zahlungseingang Einzelsätze“ und nehmen in die Abrechnungsvorlage folgende Platzhalter auf:

$ZahlungeinzelsaetzeUeb$

$Zahlungeinzelsaetze$

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2.)   Rückstände Instandhaltungsrückstellung Vorjahr

Bitte benutzen Sie, falls Sie im Vorjahr nicht gesplittet gebucht haben, wie auch schon für die Hausgeldabrechnung 2010, bei Rückständen an der Instandhaltungsrückstellung aus dem Vorjahr den OP-Umbuchungsautomaten.

Diesen finden Sie unter Abrechnung/ OP-Umbuchungsautomat.

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Geben Sie hier das Objekt ein, für das Sie die Vorträge oder die offenen Hausgelder Vorjahre aufsplitten möchten, sowie anschließend das Konto, auf dem die Abrechnungsergebnisse oder offenen Hausgelder bisher (in einer Summe) eingebucht wurden.

Das Konto für die Instandhaltungsrückstellung wird automatisch erkannt.

Nun können Sie über den Button „EG laden“ die Daten der Eigentümer aufrufen, um diese zu verändern.

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Tragen Sie nun in der Spalte des Instandhaltungsrückstellungskontos (hier 8300 oder 8301) den Betrag (ohne Vorzeichen) ein, der vom Eigentümer für die Rücklage nicht gezahlt wurde und von dem Konto Erlöse Abrechnungen oder Sollstellung Hausgeld umgebucht werden soll.

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Die OP-Korrekturen erfolgen mit der OP-Nummer IHR-KORR auf den letzten Tag des vorherigen Buchungszeitraumes. Als OP-Bezeichnung wird der von Ihnen eingetragene Text im Feld Bezeichnung übernommen. Lassen Sie das Feld frei, wird der Text IHR Korrektur verwendet.

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Der von Ihnen vorgegebene Betrag wird dem Konto Erlöse Abrechnungen bzw. Sollstellung Hausgeld negativ belastet (also gutgeschrieben) und gegen das Sollstellungskonto für die Instandhaltungsrückstellung eingestellt.

Diese Aufteilung ist wichtig für den Ausweis des Anfangbestandes der Instandhaltungsrückstellung im Rücklagennachweis, insbesondere auch zum Ausweis von Zahlungen auf rückständige Instandhaltungsbeträge (Zahlungen auf Beitragsverpflichtungen Vorjahre). Bei bereits getätigten Zahlungen müssen diese nach Durchführung des OP-Umbuchungsautomaten auf den geschaffenen OP neu zugeorndet werden.

3.)   Berücksichtigung der Vorauszahlungen

Dadurch, dass bereits gesplittet ins Soll gestellt wurde, darf über den Punkt Abrechnung/ Instandhaltungsrücklage nicht mehr nach Bewirtschaftungskosten und Instandhaltungsrückstellung aufgeteilt werden. Bei der Aufteilung wird lediglich das IST-Hausgeld berücksichtigt und führt im Umkehrschluss zu falschen Ergebnissen. Bitte lassen Sie die Vorauszahlungen direkt aus der Buchhaltung nehmen und deaktivieren die Option in der Hausgeldabrechnung „IHR aus NK Datei“

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Aufgrund dessen kann auch der Rücklagennachweis detailliert nicht mehr verwendet werden. Bitte benutzen Sie statt dessen den Sammler 2 aus der Hausgeldabrechnung.

Dieser kann entweder über den Button „Sammler“ separat gedruckt oder bei den Optionen der Hausgeldabrechnung/ Druckoptionen zusammen mit der Abrechnung erzeugt werden.

(Symbolbild)

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4.)   Differenzen Instandhaltungsrückstellung SOLL zu IST

Sollten im Rücklagennachweis Differenzen zwischen SOLL und IST dargestellt werden, können diese durch folgende Punkte ermittelt werden:

1) Kontensaldo Sollstellung Instandhaltungsrückstellung mit Kontensaldo Zuführung Instandhaltungsrückstellung vergleichen.

2) Kontrollieren, ob die Wirtschaftsplandifferenz verbucht wurde.

3) Richtige OP-Zuordnung auf das Sollstellung Instandhaltungsrückstellungskonto mittels der Einzelsaldenliste prüfen (ggfs offene Posten-Liste).

4) Kontrollieren, ob im Anfangsbestand offene Instandhaltungsrücklagen per OP-Umbuchungsautomat eingebucht wurden (nur wenn in 2010 noch nicht gesplittet ins Soll gestellt wurde).

5) Rundungsdifferenzen aus Sollstellungen nicht ausbuchen.

6) wurde bei den Abrechnungsergebnissen 2010 der Rücklagenanteil separat verbucht, obwohl noch nicht gesplittet ins Soll gestellt wurde, dann muss an dieser Stelle das Programm „Korrektur Splittung“ benutzt werden. Bitte beachten Sie hierzu die Anleitung unter den Tipps und Tricks „Korrektur irrtümlich gesplitteter Abrechnungsergebnisse“.

5.)   Abrechnungsergebnisse verbuchen 

Beim Abrechnungsergebnisse verbuchen muss nun zusätzlich die Option „Rücklagenanteil separat buchen“ gesetzt werden, damit die Abrechnungsspitzen für Bewirtschaftungskosten und Instandhaltungsrücklage getrennt eingebucht werden.

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HINWEIS:

Bitte beachten Sie, dass in dem Wirtschaftsjahr, wo Sie die Abrechnungsergebnisse verbuchen auch die Instandhaltungsrücklage gepflegt wurde, weil ansonsten bei der Verbuchung der Abrechnungsergebnisse das Sollstellung Instandhaltungsrückstellungskonto nicht erkannt wird.

Des Weiteren denken Sie bitte daran ein Valutadatum zu hinterlegen. In unserem Fall müsste das Valutadatum vor dem aktuellen Buchungszeitraum liegen, also im Jahre 2011 (z.B. der 31.12.2011).