Der Nullabgleich dient zur Abstimmung der Abrechnungen im WEG-Bereich. Konten ohne Kontofunktion und Bankkonten finden im Nullabgleich Berücksichtigung. Ein Nullabgleich kann nur funktionieren, wenn mindestens eine Sollstellung und eine Kostenbuchung erfolgt sind.

Als Basis werden die Daten der Instandhaltungsrücklagen und diverser Buchungen verwendet.

Aus der Instandhaltungsrücklage werden alle Buchungen der zugeordneten Konten der Bereiche Zinskonten, Ertragskonten, Herstellung und Instandhaltung saldiert und dem ermittelten Geldkontensaldo zugerechnet.

Auf diese Art werden alle definierten Instandhaltungsrücklagen eines Objektes verarbeitet. Sind mehrere Instandhaltungsrücklagen definiert, muss darauf geachtet werden, dass die zugeordneten Konten nicht in mehreren Stammdatensätzen vorkommen, da dann ein Saldo mehrfach ausgegeben würde (z.B. die Kontonummer des Zinskontos der Instandhaltungsrücklage 1 ist identisch mit der Kontonummer des Zinskontos der Instandhaltungsrücklage 2).

Anschließend wird die Buchhaltung nach weiteren Buchungen, wie in Tabelle 1 beschrieben, untersucht. Die Kostenkonten werden ausgelassen, da die Kosten in den Abrechnungsergebnissen enthalten sind. Differenzen in der Abrechnung führen demnach auch zu Differenzen im Nullabgleich. Zur Ermittlung der Abrechnungsergebnisse sind die Optionen der Hausgeldabrechnung integriert. Beim ersten Start werden die Optionen aus dem Modul Hausgeldabrechnung gelesen.

Bei dem Modul kann eingestellt werden, ob eine Soll- oder Ist-Abrechnung erfolgen soll. Bei der Option Sollvorauszahlung drucken und jeder anderen Kontosaldo-Option ausser Abrechnungszeitraum (-detailliert) wird der Saldo der Eigentümer als Saldo des Sammelkontos (Sammelkonto Debitoren) dargestellt. Falls Mwst.-pflichtige Eigentümer in dem Objekt verwaltet werden, muss, wie bei der Hausgeldabrechnung, die Option „Mwst. ausweisen“ aktiviert werden. Die Option „Heizkosten separat gebucht“ ist eine Individualprogrammierung.

Das Konto der Abrechnungsergebnisse („Abr. Ergebnisse“) wird zur Darstellung des Abrechnungsergebnisses benötigt. Die Angabe ist erforderlich, damit Buchungen auf dem Konto nicht (zusätzlich) berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Abrechnungsergebnisse in jedem Jahr gegen dasselbe Konto eingestellt werden sollten. Die Optionen „Zuführungskonten berücksichtigen bzw. Vortragskonten“ sind ggf. – je nachdem, wie gebucht wurde – zu setzen, damit das richtige Ergebnisse beim Nullabgleich erreicht wird. Wird nach dem beschriebenen Schema gebucht, so sind die Optionen grundsätzlich nicht zu setzen.

Wählen Sie detaillierter Ausdruck, um z. B. die Abrechnungsergebnisse der Eigentümer nicht kopuliert, sondern je Eigentümer einzeln dargestellt zu bekommen. Differenzen lassen sich so einfacher finden.

Die Maske „Extras/ Optionen“ wurde aus der Hausgeldabrechnung übernommen, Berücksichtigung im Nullabgleich finden jedoch nur folgende Optionen:

• Kontosaldo (nicht drucken, Abrechnungszeitraum (detailliert), aktueller Saldo, nur EB-Werte)
• Alteigentümer berechnen (Standard)
• Abrechnungsspitzen auf Folgeeigentümer
• Bei Mwst.-VZ Bruttobeträge ausweisen (Soll-VZ)
• Kosten der WEG nicht abgrenzen

Wie auch in der Hausgeldabrechnung kann das Abrechnungsergebnis je nach Einstellung variieren.
Gibt es auf einem Eigentümerkonto noch offene Abrechnungsergebnisse aus dem Vorjahr, ist es optional möglich, diese auf dem Vermögensstatus mit aufzuführen. Unter Optionen/ Druckoptionen II in dem Modul Nullabgleich (oder alternativ auch im Objektstamm) kann die Option „mit offenen Abrechnungsergebnissen aus Vorjahren“ gesetzt werden.

Beispiel für den Nullabgleich:

Weist der Nullabgleich Differenzen aus, so sind die einzelnen Positionen ggf. mit Hilfe der Summen- und Saldenliste zu überprüfen. Stimmen die einzelnen Positionen, so ist die Differenz im Abrechnungsergebnis zu suchen. Ggf. wurde ein Saldo nicht berücksichtigt oder aber die Abrechnung stimmte bereits im Vorjahr nicht, d.h. ggf. sind die Vorjahreswerte ebenfalls zu überprüfen.

In unterschiedlichen Rücklagen wurden die gleichen Konten bebucht. Es gibt im Objekt mindestens zwei Instandhaltungsrücklagen. Bei jeder Rücklage wurden die Zinsen gegen das Konto 2655 gebucht. Je Rücklage müssen eigene Buchungskonten angesprochen werden für das Bestandskonto, Kostenkonto, Zuführungskonto usw. Instandhaltungsrücklagen prüfen. Es wurden Kostenkonten in der Hausgeldabrechnung und in der Instandhaltungsrücklage verteilt. Kostenkonten, die in der Instandhaltungsrücklage verteilt werden, sind mit der Kontofunktion 0 anzulegen und dürfen keinen Verteilungsschlüssel für Eigentümer und Wirtschaftsplan hinterlegt haben. Soll-/ Istvergleich und Instandhaltungsrücklagen prüfen. Der Soll-/ Istvergleich der Hausgeldabrechnung weist bereits Differenzen auf. Die Differenz des Soll-/ Istvergleiches findet sich auch im Nullabgleich wieder. Nur, wenn der Soll-/ Istvergleich keine Differenz aufweist, kann auch der Nullabgleich aufgehen. Soll-/ Istvergleich prüfen.

Falsche OP-Anlage.
Sind OPs falsch bedient worden, kann dies auch zu Differenzen führen. Z.B. wenn bei einer Zahlung des Eigentümers ein neuer OP angelegt wurde, statt eines OP-Ausgleichs. Einzelsaldenliste prüfen.

Falsche Daten beim Eigentümerwechsel
Das Abrechnungsjahr ist vom 01.10.07 bis 30.09.08. Der alte Eigentümer wird noch im Oktober und November ins Soll gestellt und zahlt auch die Monate noch, da der Eigentümerwechsel erst später durch Umschreibung vollzogen wurde. Da die Umschreibung laut Grundbuch aber zum 30.09.2007 erfolgte, wurde bei dem alten Eigentümer auch dieses Verkaufsdatum gepflegt. Dies hat zur Folge, dass der Zahlungseingang dieses Eigentümers als Differenz erscheint, da dem Verwalter dieses nicht mehr zusteht. Entweder das Geld an den alten Eigentümer auszahlen oder die Zahlung nebst Sollstellung auf den neuen Eigentümer umbuchen.
Ein-/ Auszugsdatum mit OP-Liste prüfen.

Manuelle Eingabe in der Instandhaltungsrücklage.
Ebenfalls zu Differenzen können manuelle Eingaben in der Instandhaltungsrücklage führen. Werden hier Beträge eingetragen, die nicht auf den Buchungskonten wieder zu finden sind, weist das Differenzen auf. Beispiel: Ein Kunde hat der Instandhaltungsrücklage einen Betrag von ca. 2.500,00 EUR zugeführt. Das eingetragene Konto wies aber nur einen Saldo von ca. 1.000,00 EUR auf.
Instandhaltungsrücklage und Summen- und Saldenliste prüfen.

Vorträge falsch.
Zu guter Letzt sind die Vortragskonten zu prüfen. Nur, wenn die Vorträge stimmig sind, kann auch die Abrechnung korrekt erstellt werden. Vorträge mit Hilfe der Summen- und Saldenliste prüfen. Die Vorträge auf den Geldkonten sowie der Eigentümerkonten müssen in sich 0,00 EUR ergeben.

Sonderumlage doppelt.
Die Sonderumlage wurde in der Hausgeldabrechnung angedruckt und zusätzlich der Instandhaltungsrücklage zugeführt. Option in der Hausgeldabrechnung sowie in der Instandhaltungsrücklage prüfen.

Nicht gezahlte Sonderumlagen wurden gegen ein Konto mit der Kontofunktion 0 ausgebucht. Bei normalen Hausgeldvorauszahlungen ist das kein Problem, bei Berechnung der Sonderumlage prüft die Abrechnung aber, ob diese gegen Kontofunktion 60 eingebucht wurde.

Ändern der Kontofunktion.
Rücklastschriften (oder andere Buchungen), die über die Bank geflossen sind, mit denen aber ein neuer OP angelegt wurden, führten zu Differenzen. Hier helfen folgende Listen: Sammler aus der Abrechnung und Einzelsaldenliste. Hier die Habenbeträge gegeneinander abprüfen. Zusätzlich gab es bei den betroffenen Eigentümern noch „nicht zugeordnete Buchungen“. Eventuelle Zahlungen von den OPs wieder herunternehmen und die betroffenen Bankbuchungen mit Option „OP ausgleichen“ neu buchen.

Es werden Erlöse gegen Kontofunktion „Erlöse sonstige“ eingebucht, die in der Abrechnung umgelegt werden sollen. Es fehlt aber die Option „Erlöse in Abrechnungen“. Dies führt in voller Höhe zu Differenzen.
Kontofunktion ändern oder Option in der Abrechnung setzen.