Im Bereich Vorgangsbearbeitung werden alle Schadenvorgänge erfasst und bearbeitet. Dabei stehen alle Arbeitsschritte wie Vereinbarung von Besichtigungsterminen, Angebotseinholung, Auftragsvergabe, Rechnungsfreigabe und Versicherungsmeldungen übersichtlich zur Verfügung.

Die Bearbeitung von Schäden beginnt mit der Erfassung eines Vorganges. Dabei wird dem Vorgang neben den Wohnungsstammdaten auch die Priorität der Bearbeitung zugewiesen. In der Vorgangsbeschreibung können jederzeit Notizen hinzugefügt werden.

Alle zu den Vorgängen erfassten Gesprächnotizen mit Mietern, Eigentümern und Handwerkern sind zentral abrufbar. Dies gilt auch für alle erstellten Dokumente. Natürlich lassen sich auch die eingescannten Angebote und Schadensfotos jederzeit abrufen.

Bei Bedarf können Angebote von mehreren Lieferanten eingeholt werden. Dabei muss lediglich das Gewerk, die Leistungsbeschreibung und die Abgabefrist erfasst werden. Nach Auswahl der Lieferanten aus der zentralen Adressverwaltung erfolgt automatisch die Erstellung eines Serienbriefes oder Faxes mit Ihrer Dokumentenvorlage aus Microsoft-Word.

Vorhandene Angebote können in Aufträge übertragen werden. Natürlich können Aufträge auch sofort erfasst werden. Neben dem Lieferanten werden dabei die Auftragssumme und ein eventueller Einbehalt angegeben. Die Auftragsnummer wird von Karthago 2000 objektweise vergeben. Der weitere Ablauf wird erneut über Microsoft-Word gesteuert.

Sobald eine Abgabefrist von einzelnen Anbietern überschritten wurde, können aufgrund der Wiedervorlage über Microsoft-Word Angebotsanmahnungen automatisch erzeugt werden. Eingegangene Angebote können in der Dokumentenverwaltung dem Vorgang hinzugefügt werden.

Sollte ein Schadensvorgang innerhalb des Gewährleistungszeitraumes liegen, werden auch hier die notwendigen Daten erfasst. Anschließend wird aus Microsoft-Word heraus ein Schreiben an den Gewährleistungsgeber erstellt.

Eine Rechnungsprüfung kann durch zwei verschiedene Mitarbeiter erfolgen. Einerseits wird die Rechnung von der technischen Abteilung freigegeben, andererseits von der kaufmännischen Abteilung.

Wird eine neue Angebotseinholung für ein Gewerk erfasst, für das in dieser Einheit noch eine Gewährleistung besteht, so wird der Anwender auf diese mögliche Gewährleistung hingewiesen.

Im Fall einer Schadensabwicklung über eine Versicherung werden alle entsprechenden Daten des Versicherungsvertrags aus der Vertragsverwaltung übernommen. Die Schadensmeldung wird über Microsoft-Word ausgedruckt. Der Vorgang wird dabei bis zum Zahlungseingang der Versicherung überwacht.

Abgeschlossene Vorgänge werden an die Historie übergeben. Dadurch lassen sich einerseits alle Schäden eines Objektes übersichtlich ausdrucken, andererseits kann jederzeit der Schaden inkl. aller Gesprächsnotizen und dem gesamten Schriftverkehr nachvollzogen werden.

Ferner lassen sich alle Vorgänge ab einem bestimmten Datum auswerten. Diese Auswertungen können z. B. als Grundlage für eine Eigentümerversammlung nützlich sein.