Zeit- und Kostenersparnis bei Wechsel auf Cloud
Interview mit Sven Adam, Inhaber der Sven Adam Liegenschaftsverwaltung, die in Frankfurt am Main und Gießen Geschäftsräume unterhält. Seit Mai hat er seine Softwareprodukte nicht mehr auf seinen lokalen Bürorechnern, sondern in einer Cloud gespeichert, die von UTS zur Verfügung gestellt und gepflegt wird. Warum er sich zu diesem Schritt entschloss und welche Vorteile er hat.

Sie setzen seit über drei Monaten die KARTHAGO-Cloud der UTS innovative Softwaresysteme GmbH ein. Inwiefern haben Sie dadurch Vorteile?

Sven Adam: Ich hatte vorher zwei lokale Bürorechner und wollte in beiden Büros Zugriff auf alle Datenbestände haben. In diesem Zusammenhang habe ich mich mit Serverlösungen befasst. Für mich war schnell klar, dass eine onlinebasierte Lösung, also eine Cloud, die sinnvollste ist, aus zwei Gründen. Zum einen spare ich Zeit, denn ich muss mich nicht selbst um Datenarchivierung, Virenschutz, Backups etc. kümmern. Zweitens schätze ich, dass ich etwa 20 Prozent Kostenersparnis gegenüber einem lokalen Server habe. So benötige ich für diese Arbeiten keinen externen IT-Experten, die Betreuungsarbeiten sind Teil der Serviceleistungen von UTS. Außerdem spare ich im Büro den Stellplatz für einen Server und die damit verbundene Technik. Ein weiterer Vorteil: Die Kosten sind kalkulierbar. In meinem Fall zahle ich monatlich eine Pauschale für die Kundenbetreuung sowie die Nutzung von Speicher und Rechnerleistung. Der Rechner steht bei UTS in Köln und erfüllt selbstredend alle Sicherheitsstandards.

Wie wirkt sich die Umstellung in Ihrer täglichen Arbeit aus?

Zusammen mit einem Mitarbeiter betreuen wir etwa 500 Wohneinheiten von zwei Standorten aus. Früher hat es mich genervt, wenn ich in Frankfurt war und Unterlagen benötigte, die auf dem Rechner im Gießener Büro waren. Und umgekehrt. Nun haben wir per WLAN und Login von überall aus Zugriff auf Mails, Vorgänge und Dokumente. Das ist auch bei WEG-Versammlungen hilfreich. Ich kann auf meinem Tablet Unterlagen aufrufen, falls ein Teilnehmer danach fragt. Ich betreibe zusätzlich eine Heizungsablesefirma. Neben der Hausverwaltersoftware von UTS, KARTHAGO, habe ich auch die Ablesesoftware in der Datenwolke gespeichert.

Was versprechen Sie sich perspektivisch von der Umstellung?

Ich bin vor drei Monaten auf den externen Sever umgestiegen. In der Tat denken wir schon weiter. Ich würde gerne ein Dokumentenarchiv in der Cloud anlegen, um so auf dem Weg zum papierlosen Büro einen Schritt weiter zu kommen. Ich glaube außerdem, dass Dienstleister wie Versicherungen zusehends digital arbeiten. Die ersten Assekuranzen bieten beispielsweise die Möglichkeit, dass man Schadensfälle online meldet, die Daten in Felder einträgt und Fotos des Schadens hoch lädt. Teils prüfen bei kleineren Schäden Algorithmen und nicht mehr Sachbearbeiter die Fälle und machen Vorschläge zur Regulierung. Ich denke, dass sich dies bald bei allen Versicherungen durchsetzt. Dann will ich technisch optimal darauf vorbereitet sein. Denn aller Voraussicht nach wird dies unsere Arbeit weiter erleichtern und die Prozesse beschleunigen.

Inwiefern unterstützte Sie UTS zusätzlich beim Umstieg auf Cloud-Computing?

Ich war positiv überrascht, dass die Firma viele individuelle Anpassungen an meine Bedürfnisse vorgenommen hat und mich die ganze Zeit gut betreut hat. So konnte ich wählen, in welchem Turnus ich Backups der jeweiligen Datenbestände haben will, mal täglich, mal wöchentlich. Überhaupt gestaltet sich ein Unternehmenswachstum mit Cloud-Technik einfacher: Man bucht einfach mehr Rechner- und Serverleistung dazu. Fertig.

Würden Sie rückblickend bei der Umstellung etwas anders machen?

Nein, eigentlich nicht. Umstellung und Weiterbetrieb liefen reibungslos. Nur eines würde ich anders machen: Hätte ich gewusst, wie einfach der Wechsel ist, wäre ich früher auf die Cloud-Lösung umgestiegen.

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