Facility Management mit der Hausverwalter Software KARTHAGO

Workflow von der Schadensmeldung bis zur Rechnung

Im Programmteil Vorgangsbearbeitung der Hausverwalter Software KARTHAGO können Sie alle Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen erfassen und bearbeiten. Wesentliche Kernidee bei diesem Modul ist die Workflow-orientierte Steuerung dieser Maßnahmen, sodass Ihnen für die einzelnen Arbeitsschritte immer optimierte Eingabemasken und Datenfelder zur Verfügung stehen.

Vorgangsbearbeitung in der Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Vom Besichtigungstermin, über die Angebots- und Auftragsphase und die Rechnungsfreigabe bis hin zur Gewährleistungsüberwachung und Versicherungsbenachrichtigung sind zahlreiche Schritte detailliert vorgeplant. So sehen Sie in der Hausverwaltungssoftware sofort, welche Vorgänge und Gesprächsnotizen zu diesem Mieter/Eigentümer bereits erfasst sind.

Muss eine Ortsbesichtigung durchgeführt werden, können mit allen Teilnehmern Termine vereinbart werden und diese direkt aus dem Modul per E-Mail, Telefax oder Telefon informiert werden. Selbstverständlich ist der komfortable Zugriff auf bereits in der Hausverwaltung Software KARTHAGO hinterlegte Daten möglich, sodass z. B. Namen, Telefonnummern und Anschriften sofort in den Vorgang übernommen werden können. Aber auch ein Blick in die Vertragsverwaltung ist möglich, sodass bei einer defekten Heizung sofort nachvollzogen werden kann, ob und mit wem ein Wartungsvertrag besteht. Der eingescannte Originalvertrag kann ebenfalls eingesehen werden.

Auftrag in der Vorgangsbearbeitung Hausverwalterprogramm KARTHAGO

Zur Angebotseinholung erfassen Sie lediglich das Gewerk, die Leistungsbeschreibung, die Abgabefrist und wählen die Lieferanten aus. Die Aufforderungen zur Angebotsabgabe werden mittels anpassbarer Microsoft Word-Vorlagen automatisiert erstellt.

Alternativ zur Angebotseinholung können Sie auch direkt einen Auftrag aus der Hausverwaltersoftware heraus erteilen. Im frei definierbaren Auftragsschreiben werden die in der KARTHAGO Software hinterlegten Stammdaten aufgeführt. So kann zum Beispiel ein abweichender Rechnungsempfänger oder anstelle des Eigentümers auch der Bewohner ausgegeben werden.

Vor Auftragserteilung können Sie prüfen, ob noch Gewährleistungsansprüche bestehen. Wenn ja, erteilen Sie einen Gewährleistungsauftrag an den Gewährleistungsgeber automatisch. Liegt ein Schadensvorgang innerhalb der Gewährleistung, werden hier die notwendigen Daten erfasst und ein Anschreiben aus Microsoft-Word an den Gewährleistungsgeber erstellt.

Bei der Schadensabwicklung werden alle entsprechenden Daten des Versicherungsvertrages aus der Vertragsverwaltung in der KARTHAGO Software übernommen und eine Meldung an die Versicherung erstellt. Der Vorgang wird bis zum Zahlungseingang der Versicherung überwacht. Auch die später eingehende Eingangsrechnung kann dem Vorgang zugeordnet werden, sodass jederzeit eine lückenlose Dokumentation vom Anruf des Mieters bis zum Rechnungseingang ersichtlich ist.

Rechnungsfreigabe in der Software für Hausverwaltung KARTHAGO