Eigentümerversammlung / Beschluss- sammlung mit der KARTHAGO Immobilienverwaltungssoftware

Im Anschluss an die Erstellung der Abrechnungen und des Wirtschaftsplans unterstützt Sie die WEG Verwalter Software KARTHAGO mit umfangreichen und komfortablen Funktionen rund um die Eigentümerversammlung.

Zentraler Ausgangspunkt für die Planung, Abwicklung und Nachbearbeitung einer Eigentümerversammlung ist dabei das Modul Beschlusssammlung, das Sie analog zur Vorgangsbearbeitung bei den einzelnen Schritten umfassend unterstützt. Der Workflow umfasst dabei die folgenden Schritte, die so miteinander verknüpft sind, dass Sie immer wieder auf bereits erfasste Daten zurückgreifen können:

  • Generierung einer Agenda mit verschiedenen Tagesordnungspunkten (TOP) und gegebenenfalls bereits mit Beschlussvorlagen in der Hausverwaltung Software
  • Einladung aller Eigentümer per Serienbrief bestehend aus Anschreiben und Tagesordnung. Auf Wunsch inklusive Vollmachts- und Stimmzettelvordrucken, die sogar mit Barcodes versehen werden können
  • Eingabe / Auswertung von anwesenden Stimmrechten während der Versammlung in der KARTHAGO Software 
  • Erfassung von tatsächlich gefassten Beschlüssen sowie ergänzenden Notizen zum Verlauf der Versammlung in der Hausverwaltungssoftware möglich
Beschlussammlung Gesamtabstimmung KARTHAGO Software
  • Das somit schon im Verlauf der Sitzung „automatisch“ entstehende Protokoll kann dann erneut als Serienbrief gedruckt und versandt werden.
  • Die Beschlusssammlung wird automatisch aus den erfassten Daten erstellt. Tagesordnungspunkte, die nicht beschlusssammlungsrelevant sind, werden nicht in die Beschlusssammlung übernommen.

Der Workflow im Hausverwalterprogramm KARTHAGO vom Tagesordnungspunkt über die Abstimmung zum Beschluss:

Beschlussammlung Tagesordnung im Hausverwalterprogramm KARTHAGO Beschlussammlung Software KARTHAGO Beschlussammlung Beschluss in Software KARTHAGO

Vervollständigt wird das Modul durch die Verknüpfung mit weiteren KARTHAGO Software Modulen wie dem Facility Management einschließlich Wiedervorlage- und Terminfunktion. Sie können beispielsweise den Beschluss über eine Instandsetzungsmaßnahme automatisiert an das Facility Management übergeben und dann dort zum vorgemerkten Termin die administrativen Schritte von der Ausschreibung über die Auftragsvergabe bis zur Rechnungsstellung bearbeiten.

Und mit der KARTHAGO PDF-Sammlung können Sie in der WEG Verwalter Software KARTHAGO die Einladungen und Protokolle direkt mit den zugehörigen Abrechnungsdokumenten verknüpfen und so für jeden Eigentümer ein einziges, umfassendes Dokument erzeugen. Das verringert nicht nur erheblich den Arbeitsaufwand, sondern auch die Fehlerquellen beim Zusammenlegen der verschiedenen Dokumente. Last but not least erleichtert Ihnen WEG Verwalter Software KARTHAGO die Recherche. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie die gefassten Beschlüsse schnell wieder.