Hinweise Hausgeldabrechnung in der KARTHAGO Hausverwaltungssoftware 

Die Umstellung in der Hausgeldabrechnung, insbesondere die dortige Ausweisung der Instandhaltungsrücklage erfordert eine andere Arbeitsweise.

Angefangen mit der Jahresübernahme mit offenen Posten: Da die Abrechnung nur noch die reine Abrechnungsspitze (Kosten abzüglich SOLL-Vorauszahlung) einbucht, ist eine Jahresübernahme mit OPs erforderlich. Wurde die Jahresübernahme ohne OPs gemacht, fehlen beim Einbuchen der Abrechnungsergebnisse die Vorträge (u. a. Rückstände der Eigentümer auf das abzurechnende Wirtschaftsjahr) auf den Eigentümerkonten. Hier müssen entweder die Abrechnungsergebnisse angepasst werden oder die Vorträge nachträglich eingebucht werden.

Beispiel: Der Eigentümer zahlt im Wirtschaftsjahr 2010 den Dezember nicht. Vorauszahlungen belaufen sich auf 11 * 100 € für Januar bis November 2010. Nun wird die Abrechnung erzeugt, die 1.200 € Vorauszahlung für die Ermittlung des einzuchenden Abrechnungsergebnisses berücksichtigt.

Fallen nun Kosten in Höhe von ebenfalls 1.200 € an, beträgt die Abrechnungsspitze 0 €, was auch als Abrechnungsergebnis eingebucht würde. Ist nun der Vortrag beim Eigentümer nicht erstellt worden, fehlen die 100 € Rückstand auf seinem Konto.

Wenn die Vorauszahlungen der Eigentümer nicht in der Buchhaltung vorhanden sind (also tatsächlich ins Soll gestellt wurden, es reicht nicht aus, diese über Abrechnungen bearbeiten einzugeben), werden Zahlungsträger der Abrechnungsergebnisse nicht stimmen. Diese dürfen nicht ungeprüft verarbeitet werden. Dies gilt u.U. ebenfalls, wenn die Vorauszahlungen der Eigentümer über Abrechnungen bearbeiten verändert werden oder nach der Jahresübernahme die Vorauszahlungen im abzurechnenden Wirtschaftsjahr noch verändert werden.

Bitte beachten Sie auch, dass – wenn die Eigentümer zwischenzeitlich (nach Berechnen der Abrechnung) auf einen Rückstand des abzurechnenden Jahres bezahlt haben – Sie falsche Zahlungsträger erzeugen. Hierfür gibt es in Abrechnungsergebnisse verbuchen, dort unter dem Button Buchungen anzeigen die Möglichkeit, den DTA-Betrag neu zu berechnen, um diesen anzeigen zu lassen und zu aktualisieren. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, diesen VOR Erzeugung der Zahlungsträger noch zu überarbeiten (geht nur bei SQL-Server-Installationen).

Hinweis 1 Hausgeldabrechnung KARTHAGO Hausverwaltungssoftware Hinweis 2 Hausgeldabrechnung KARTHAGO Hausverwaltungssoftware

Wenn Sie im abzurechnenden Wirtschaftsjahr noch nicht gesplittet gebucht haben (Rücklage ist nicht separat ins Soll gestellt worden), dann sollten Sie beim Einbuchen der Abrechnungsergebnisse den Rücklagenanteil nicht separat buchen lassen. Die Buchungen ergeben zwar in Summe wiederum die Abrechnungsspitze sind aber schwer verständlich.

Hinweis 3 Hausgeldabrechnung KARTHAGO Hausverwaltungssoftware

Gleiches gilt für das Erzeugen der Zahlungsträger. Auch hier sollten Sie die Buchungen zusammenfassen. Ansonsten wird für jeden auszugleichenden OP eine eigene Buchung erstellt, statt eines Betrages insgesamt. Dies hat schon häufiger zur Verwirrung geführt.

Hinweis 4 Hausgeldabrechnung KARTHAGO Hausverwaltungssoftware

Sollten Sie zu den vorgenannten Ausführungen noch Fragen haben, stellen Sie diese bitte VOR Einbuchen Ihrer Abrechnungsergebnisse.

Eine einfache Korrektur ist danach nicht mehr möglich!