Nullabgleich im Hausverwaltungsprogramm KARTHAGO 

Was ist der Nullabgleich?

Der Nullabgleich dient zur Abstimmung der Abrechnungen im WEG-Bereich. Konten ohne Kontofunktion und Bankkonten finden im Nullabgleich Berücksichtigung. Ein Nullabgleich kann nur funktionieren, wenn mindestens eine Sollstellung und eine Kostenbuchung erfolgt sind.

Als Basis werden die Daten der Instandhaltungsrücklagen und diverser Buchungen verwendet.

Aus der Instandhaltungsrücklage werden alle Buchungen der zugeordneten Konten der Bereiche Zinskonten, Ertragskonten, Herstellung und Instandhaltung saldiert und dem ermittelten Geldkontensaldo zugerechnet.

Auf diese Art werden alle definierten Instandhaltungsrücklagen eines Objektes verarbeitet. Sind mehrere Instandhaltungsrücklagen definiert, muss darauf geachtet werden, dass die zugeordneten Konten nicht in mehreren Stammdatensätzen vorkommen, da dann ein Saldo mehrfach ausgegeben würde (z. B. die Kontonummer des Zinskontos der Instandhaltungsrücklage 1 ist identisch mit der Kontonummer des Zinskontos der Instandhaltungsrücklage 2).

Anschließend wird die Buchhaltung nach weiteren Buchungen untersucht. Die Kostenkonten werden ausgelassen, da die Kosten in den Abrechnungsergebnissen enthalten sind. Differenzen in der Abrechnung führen demnach auch zu Differenzen im Nullabgleich. Zur Ermittlung der Abrechnungsergebnisse sind die Optionen der Hausgeldabrechnung integriert. Über Extras / Optionen können diese geprüft/geändert werden.

Nullabgleich 1 
        Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Bei dem Modul kann eingestellt werden, ob eine Soll- oder Ist-Abrechnung erfolgen soll. Bei der Option Sollvorauszahlung drucken und jeder anderen Kontosaldo-Option außer Abrechnungszeitraum (-detailliert) wird der Saldo der Eigentümer als Saldo des Sammelkontos (Sammelkonto Debitoren) dargestellt. Falls Mwst.-pflichtige Eigentümer in dem Objekt verwaltet werden, muss, wie bei der Hausgeldabrechnung, die Option „Mwst. ausweisen“ aktiviert werden. Die Option „Heizkosten separat gebucht“ ist eine Individualprogrammierung.

Das Konto der Abrechnungsergebnisse („Abr. Ergebnisse“) wird zur Darstellung des Abrechnungsergebnisses benötigt. Die Angabe ist erforderlich, damit Buchungen auf dem Konto nicht (zusätzlich) berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Abrechnungsergebnisse in jedem Jahr gegen dasselbe Konto eingestellt werden sollten. Die Optionen „Zuführungskonten berücksichtigen bzw. Vortragskonten“ sind ggf. - je nachdem, wie gebucht wurde - zu setzen, damit das richtige Ergebniss beim Nullabgleich erreicht wird. Wird nach dem beschriebenen Schema gebucht, so sind die Optionen grundsätzlich nicht zu setzen.

Wählen Sie detaillierter Ausdruck, um z. B. die Abrechnungsergebnisse der Eigentümer nicht kumuliert, sondern je Eigentümer einzeln dargestellt zu bekommen. Differenzen lassen sich so einfacher finden.

Einstellungen des Nullabgleiches

Die Maske „Extras/Optionen“ wurde aus der Hausgeldabrechnung übernommen, Berücksichtigung im Nullabgleich finden jedoch nur folgende Optionen:

  • Kontosaldo (nicht drucken, Abrechnungszeitraum (detailliert), aktueller Saldo, nur EB-Werte)
  • Alteigentümer berechnen (Standard)
  • Abrechnungsspitzen auf Folgeeigentümer
  • Bei Mwst.-VZ Bruttobeträge ausweisen (Soll-VZ)
  • Kosten der WEG nicht abgrenzen

Wie auch in der Hausgeldabrechnung kann das Abrechnungsergebnis je nach Einstellung variieren.

Gibt es auf einem Eigentümerkonto noch offene Abrechnungsergebnisse aus dem Vorjahr, ist es optional möglich, diese auf dem Vermögensstatus mit aufzuführen. Unter Optionen/Druckoptionen II in dem Modul Nullabgleich (oder alternativ auch im Objektstamm) kann die Option „mit offenen Abrechnungsergebnissen aus Vorjahren“ gesetzt werden (nur bei IST-Vorauszahlungen).

Nullabgleich 2 Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Beispiel für den Nullabgleich:

Nullabgleich 3 Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Mögliche Ursachen für Differenzen im Nullabgleich

Weist der Nullabgleich Differenzen aus, so sind die einzelnen Positionen ggf. mit Hilfe der Summen- und Saldenliste zu überprüfen. Stimmen die einzelnen Positionen, so ist die Differenz im Abrechnungsergebnis zu suchen. Eventuell wurde ein Saldo nicht berücksichtigt oder aber die Abrechnung stimmte bereits im Vorjahr nicht, d. h. ggf. sind die Vorjahreswerte ebenfalls zu überprüfen (Vorträge der Debitoren ggf. unter Berücksichtigung der Abrechnungsergebnisse gegen die Vorträge der Sachkonten; diese müssen sich gegeneinander ausgleichen).

 

Einzelne bekannte „Fehler” und mögliche Lösungen:

 

Fehler: Falsche Vorträge
Lösung: Zunächst sind die Vortragskonten mit Hilfe der Summen- und Saldenliste zu prüfen. Nur, wenn die Vorträge stimmig sind, kann auch die Abrechnung korrekt erstellt werden. Die Vorträge auf den Geldkonten (= Konto Vortrag Sachkonten) sowie der Eigentümerkonten  (Vortrag Eigentümer ggf. zzgl. des Kontos der Abrechnungsergebnisse Vorjahre) müssen sich gegeneinander ausgleichen. Besteht dieses Problem, so müssen die Vorträge aus dem Vorjahr korrigiert werden.

 

Beispiel:

Auf der Bank bestand im Vorjahr ein Guthaben von 100 €. Als Abrechnungsergbnis der Eigentümer wurden aber nur 50 € Guthaben eingestellt, obwohl 100 € auszuzahlen sein müssten. Daher bringt der Nullabgleich eine Differenz von 50 €, die sich in der Summen- und Saldenliste wiederfinden lässt:

 

clip0619

Dazu die Summen- und Saldenliste:

 

clip0622

 

Auszug des konkreten Problem:

 

clip0623

 

Hier sind die Vorträge zu korrigieren. Sind Probleme der Vorträge ggf. nicht mehr zu klären, so sollte in Abstimmung mit den Eigentümern in der Eigentümerversammlung der Anfangsbestand der Sollrückstellung korrigiert werden.

 

Hinweis:

Ohne Korrektur der Vorträge wird es niemals möglich sein, einen Nullabgleich ohne Differenzen zu erstellen.

 

Fehler: In unterschiedlichen Rückstellungen wurden die gleichen Konten bebucht.
Lösung: Es gibt im Objekt mindestens zwei Instandhaltungsrückstellungen. Bei jeder Rückstellung wurden die Zinsen gegen das gleiche Konto gebucht. Für jede Rückstellung müssen eigene Buchungskonten angesprochen werden (Bestandskonto, Kostenkonten, Zuführungskonten usw.). Aufruf des Moduls Instandhaltungsrücklage und dort die angegebenen Konten prüfen.

 

Fehler: Es wurden Kostenkonten sowohl in der Hausgeldabrechnung als auch in der Instandhaltungsrückstellung verteilt.
Lösung: Kostenkonten, die in der Instandhaltungsrückstellung verteilt werden, sind mit der Kontofunktion 0 (nicht mit 51 oder 52) anzulegen und dürfen keinen Verteilungsschlüssel für Eigentümer und Wirtschaftsplan hinterlegt haben (sondern nur für IHR). Anhand des Soll-/Istvergleiches und der Instandhaltungsrückstellung prüfen, ob Konten in beiden vorkommen.

 

Fehler: Der Soll-/Istvergleich der Hausgeldabrechnung weist bereits Differenzen auf.
Lösung: Die Differenz des Soll-/ Istvergleiches findet sich auch im Nullabgleich wieder. Nur, wenn der Soll-/ Istvergleich keine Differenzen aufweist, kann auch der Nullabgleich aufgehen. Anhand des Soll-/Istvergleiches prüfen, ob Differenzen vorhanden sind.

 

Fehler: In der Abrechnung sollen Erlöse berücksichtigt werden. Den Erlöskonten wurden aber keine Verteilungsschlüssel hinterlegt und / oder die Option Erlöse in Abrechnung wurde in den Abrechnungsoptionen nicht eingestellt.
Lösung: Wenn Erlöskonten zwar in der Abrechnung berücksichtigt werden sollen, aber keinen VTS hinterlegt bekommen haben, werden diese als Differenzen ausgewiesen. Gleiches gilt auch für manuelle Sollstellungen über Erlöskonten, die bei den Eigentümern eingestellt wurden, sofern keine Abrechnung nach Sollvorauszahlungen und mit Ausweis des Saldos des Abrechnungszeitraums erfolgt. Kontofunktion ändern oder Option in der Abrechnung setzen und / oder dem Konto einen Verteilungsschlüssel hinterlegen.

 

Fehler: Falsche OP-Anlage (relevant, wenn die Abrechnung nicht nach Sollvorauszahlungen inkl. Saldo des Abrechnungszeitraumes erfolgt).
Lösung: Sind OPs falsch bedient worden, kann dies auch zu Differenzen führen. Dies passiert, wenn z. B. bei einer Zahlung des Eigentümers ein neuer OP angelegt wurde, statt einen OP-Ausgleich vorzunehmen. Anhand der Einzelsaldenliste prüfen, ob z. B. nicht zugeordnete Buchungen vorhanden sind.

 

Fehler: Falsche Daten beim Eigentümerwechsel
Lösung: Das Abrechnungsjahr ist vom 01.10.07 bis 30.09.08. Für den alten Eigentümer wird noch im Oktober und November 2007 das Hausgeld ins Soll gestellt und von ihm ausgeglichen, da der Eigentümerwechsel erst später durch Umschreibung vollzogen wurde. Da die Umschreibung laut Grundbuch aber zum 30.09.2007 erfolgte, wurde bei dem alten Eigentümer auch dieses Verkaufsdatum eingegeben. Dies hat zur Folge, dass der Zahlungseingang (bei Istvorauszahlung bzw. die Sollstellung bei Sollvorauszahlung) dieses Eigentümers als Differenz erscheint, da der WEG dieses Geld vom Voreigentümer nicht mehr zusteht. Die zuviel eingenommenen Beträge sind entweder an den alten Eigentümer zurück zu zahlen oder die Zahlungseingänge - sofern sich der alte Eigentümer damit einverstanden erklärt - nebst Sollstellung auf den neuen Eigentümer buchen. Eine Überprüfung dessen kann anhand der Verkaufs- und Kaufdaten sowie einer OP-Liste erfolgen.

 

Fehler: Manuelle Eingaben in der Instandhaltungsrückstellung
Lösung: Werden in der Instandhaltungsrückstellung Beträge eingetragen, die sich nicht in den Buchungen widerspiegeln führt das zu Differenzen im Nullabgleich.

 

Beispiel:

Ein Kunde (Verwalter) hat der IHR einen Betrag von 2.500 € zugeführt. Das eingetragene Konto wies aber nur einen Saldo von 1.000 € auf. Der Nullabgleich weist dann eine Differenz von 1.500 € aus.

 

Eine Überprüfung kann anhand der Instandhaltungsrückstellung und der Summen- und Saldenliste erfolgen.

 

Fehler: Sonderumlage doppelt
Lösung: Die Sonderumlage wurde in der Hausgeldabrechnung abgerechnet und zusätzlich der Instandhaltungsrückstellung zugeführt. Hierfür sind die Optionen in der Hausgeldabrechnung und der  Instandhaltungsrückstellung zu prüfen.

 

Fehler: Nicht gezahlte Sonderumlagen wurden gegen ein Konto mit der Kontofunktion 0 ausgebucht.
Lösung: Während diese Vorgehensweise bei normalen Hausgeldvorauszahlungen kein Problem darstellt, wird bei Berechnung der Sonderumlage seitens der Hausgeldabrechnung geprüft, ob diese gegen ein Konto mit der Kontofunktion 60 eingebucht wurde. Es ist dann die Kontofunktion zu ändern.

 

Fehler: Rücklastschriften (oder andere Buchungen), die über die Bank geflossen sind, mit denen aber ein neuer OP angelegt wurde, führten zu Differenzen (in aller Regel bei Abrechnungen nach Ist-Vorauszahlungen).
Lösung: Anhand der Sammelliste und der Einzelsaldenliste aus der Hausgeldabrechnung ist zu prüfen, ob es bei den betroffenen Eigentümern noch „nicht zugeordnete Buchungen” gibt. Die Buchungen sind von den neu angelegten OPs wieder herunter zu nehmen und mit der Option „OP ausgleichen” neu zu buchen. Alternativ können die OPs auch anhand des Moduls OP Putzer korrigiert werden.

 

Fehler: Es wird eine Sollabrechnung mit der Option aktueller Saldo oder Saldo des EB-Werts erstellt. In diesem Fall wird eine Differenz ausgewiesen, da zusätzlich das Sammelkonto Debitoren dargestellt wird.
Lösung: Der Nullabgleich kann nur aufgehen, wenn eine Abrechnung nach Istvorauszahlung erfolgt, eine Abrechnung nach Sollvorauszahlungen ohne Saldo oder eine Abrechnung nach Sollvorauszahlungen mit Saldo des Abrechnungszeitraumes erstellt wird. Es ist die Option zur Berücksichtigung des Saldos zu ändern.

 

Fehler: Die Sollstellung der Instandhaltungsrückstellung wurde noch nicht gesplittet gebucht. In der Abrechnung sollen die Soll-Vorauszahlungen angerechnet werden. Es wurde der detaillierte Rücklagennachweis gedruckt, der die Ist-Vorauszahlungen ermittelt und die Option „Vorauszahlungen aus NK-Datei” gewählt. Dadurch werden falsche Vorauszahlung in der Abrechnung berücksichtigt.
Lösung: Die Option „Vorauszahlung aus NK-Datei” darf bei einer Soll-Abrechnung, wenn die Daten über den detaillierten Rücklagennachweis erzeugt wurden, nicht gesetzt werden.

 

Fehler: Der Nullabgleich weist die offenen Abrechnungsergebnisse aus Vorjahren als Differenz aus.
Lösung: Bei einer Hausgeldabrechnung nach Ist-Vorauszahlungen wurde hinsichlich des Kontosaldos die Option EB-Werte eingestellt. Ferner werden die Abrechnungsergebnisse gegen das Vortragskonto eingebucht und für den Nullabgleich ist die Option mit offenen Abrechnungsergebnissen aus Vorjahren gesetzt. Bei dieser Konstellation darf die Option nicht gesetzt sein.