OP-Umbuchungsautomat (Zahlungen) in der Hausverwalter Software KARTHAGO 

1. Problematik und Lösung

Bei Eigentümerzahlungen, welche bereits im Vorjahr für das Folgejahr eingetroffen sind, muss in der WEG mit Abgrenzungsbuchungen gearbeitet werden. Hat man dies nicht vorgenommen, sondern wie in der Mietverwaltung die Zahlung im Vorjahr mit der SOLL-OP-Nummer des Folgejahres als OP-Zahlung angelegt, dann ergeben sich folgende Probleme:

  • Der Rücklagenanfangsbestand Gesamt-IST wird bei der Instandhaltungsrücklage um diesen Betrag erhöht dargestellt.
  • Im Sammler2 wird dementsprechend ein Rückstand ausgewiesen, welcher nicht existiert.
  • Im Nullabgleich wird die Zahlung nicht berücksichtigt.

Nach erfolgter Jahresübernahme lässt sich die Buchung im neuen Jahr nicht mehr ändern. Um die eingebuchte Zahlung aus dem Vorjahr dennoch zurücknehmen zu können, muss der OP-Umbuchungsautomat (Zahlungen) genutzt werden.

Durch den OP-Umbuchungsautomat (Zahlungen) wird die eingebuchte Zahlung rückgängig gemacht und im gleichen Schritt wird automatisch eine Vortragskorrekturbuchung durchgeführt.

Achtung: Nach Benutzung des Moduls müssen dennoch die entsprechenden Abgrenzungsbuchungen im Vor- und Folgejahr durchgeführt werden. Es sind folgende Buchungen vorzunehmen:

  • im Vorjahr: Umbuchung vom Eigentümerkonto auf das Abgrenzungskonto, oder direkte Änderung des Zahlungseingangs des Eigentümers auf das Abgrenzungskonto.
  • im aktuellen Jahr: auf dem Abgrenzungskonto als Vortrag einbuchen.
  • im aktuellen Jahr: Umbuchung vom Abgrenzungskonto auf das Eigentümerkonto und Ausgleich der Sollstellungs-OPs vornehmen.

2. Anwendung

Achtung! Bevor Sie den OP-Umbuchungsautomat (Zahlungen) verwenden, sollten Sie vorher zur Sicherheit eine Datensicherung vorgenommen haben.

Der OP-Umbuchungsautomat (Zahlungen) wird über den Menüpunkt „Abrechnungen“ gestartet. Es öffnet sich folgende Maske:

OP_Umbuchungsautomat_Zahlungen Grafik 1 | Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Bitte wählen Sie anschließend das betreffende Objekt und die Kontonummer aus, wo die Zahlung rückgängig gemacht werden soll. Durch die Betätigung der Schaltfläche „Laden“ werden die OPs der Kontonummer angezeigt.

OP_Umbuchungsautomat_Zahlungen Grafik 2 | Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

In der Spalte „gezahlt“ wird angezeigt, was bisher auf den offenen Posten an Zahlungen zugeordnet wurde. Da die Vorjahreszahlung wieder zurückgenommen werden soll, muss in die Spalte „gezahlt neu“ nun ein Zahlbetrag reduziert um die Vorjahreszahlung eingetragen werden. In der Spalte „Differenz“ wird die Differenz zwischen „gezahlt“ und „gezahlt neu“ dargestellt.

OP_Umbuchungsautomat_Zahlungen Grafik 3 | Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Haben Sie die Änderungen vorgenommen, wird die Verarbeitung durch den Startbutton durchgeführt. Die neue OP-Zuordnung wird dementsprechend korrigiert und die Summe der Differenzbeträge ergibt die Vortragsdifferenzbuchung, welche auf das entsprechende Konto eingebucht wird.

OP_Umbuchungsautomat_Zahlungen Grafik 4 | Hausverwaltungssoftware KARTHAGO

Bitte vergessen Sie im Anschluss nicht, die o. g. Abgrenzungsbuchungen durchzuführen und die offenen Sollstellungs-OPs auszugleichen.