PDF-Zusammenstellung in der Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO

Mit der PDF-Zusammenstellung ist es möglich, einzelne Dokumente im Druckspooler zu einem PDF zusammenzustellen. Diese lassen sich dann einfacher per E-Mail versenden oder ausdrucken.

Die vollständige Nutzung der PDF-Zusammenstellung ist erst ab Office 2007 möglich. Lediglich bei erzeugten Reports funktioniert die PDF-Zusammenstellung auch mit vorangegangenen Officeversionen.

Wir weisen ebenfalls darauf hin, dass die PDF-Zusammenstellung nicht für Zentraldokumente verwendet werden kann, da im PDF nur Links dargestellt würden. Bitte verwenden Sie beispielsweise bei einer Hausgeldabrechnung nur die Einzeldokumente.

Mit diesem neuen Feature können Sie Dokumente, wie ein Anschreiben, eine Hausgeldabrechnung und einen Wirtschaftsplan in einem Dokument zusammenfassen. Bei Vorgängen, wie der Hausgeldabrechnung wird außerdem pro Empfänger ein PDF erzeugt und diesem zugeordnet. Durch diese Verteilung wird es möglich, in einem Schritt PDFs für viele Empfänger zu erstellen.

Es stehen Ihnen verschiedene PDF-Funktionen zur Verfügung, wie zum Beispiel die PDFs mit einem Passwort zu schützen, erweiterte Dokumentinformationen einzugeben oder das Kopieren von Inhalten aus dem PDF heraus zu verbieten.

Die Vorgehensweise soll Ihnen durch folgende Screenshots näher gebracht werden.

Im Kontextmenü des Druckspoolers befinden sich zwei neue Menüpunkte. Der Menüpunkt “Zur PDF Sammlung hinzufügen“ fügt die aktuell ausgewählten Einträge zu Ihrer aktuellen PDF Sammlung hinzu und zeigt das Fenster der PDF Zusammenstellung an. Sollten Sie das Fenster wieder geschlossen haben, können Sie dieses mit dem Menüpunkt „PDF Sammlung anzeigen“ wieder öffnen.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 1

In der unteren Abbildung ist das Fenster „PDF Zusammenstellung“ dargestellt. Der Text, der im Feld Bezeichnung steht, wird nachher im Druckspooler als Bezeichnung für die PDF-Sammlung verwendet, damit man diese im Druckspooler auch wieder findet. Unten links sehen Sie die Namen der aus der Dokumentinformation ermittelten Empfänger. Die Auflistung zeigt die Elemente, welche zusammengestellt werden. Die Reihenfolge in dieser Auflistung bestimmt dabei ebenfalls die Reihenfolge innerhalb des PDFs. In diesem Fall wird zuerst die Mahnung, dann die Ist-Zahlungen usw. nacheinander eingefügt. Sie können die Reihenfolge mittels der Pfeilsymbole PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 2 PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 3 ändern oder Elemente per Kreuzsymbol PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 4 wieder aus der Sammlung entfernen.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 5

In den Optionen für die Zusammenstellung können Sie Dokumentinformationen hinterlegen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Platzhalter zu benutzen, welche bei der Zusammenstellung gefüllt werden.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 6

Die Tabe „Sicherheit“ bietet Ihnen Optionen an, um die erzeugten PDFs zu schützen. Dazu vergeben Sie ein „Besitzer Passwort“ und können die Berechtigungen, welche in der Abbildung zu sehen sind, auswählen. Wenn Sie ein „Benutzer Passwort“ vergeben, dann können die erzeugten PDFs nur mit diesem Passwort geöffnet werden.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 6

Die Tabe „Wasserzeichen“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr eigenes Wasserzeichen in das PDF-Dokument einzufügen.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 7

In den Eigenschaften des PDF-Dokumentes werden die hinterlegten Dokumentinformationen, wie folgt dargestellt.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 8

Die erzeugten PDFs werden als Vorgang im Druckspooler eingetragen.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 9

Wenn die Option „Sammeldokument erzeugen“ gesetzt ist, wird außerdem ein Dokument erzeugt und eingetragen, welches alle bisher erzeugten PDFs enthält. Dieses kann man dann zum Beispiel in einem Schritt ausdrucken. Dokumente, die nicht in dem Sammeldokument enthalten sein sollen, müssen zuvor aus der Liste gelöscht werden.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 10

In der unteren Abbildung sehen Sie ein Beispiel eines solchen generierten PDF-Dokuments. Das Kontextmenü bietet keine Möglichkeit zum Kopieren an, da die entsprechende Berechtigung in den Sicherheitseinstellungen nicht gesetzt wurde. Durch die Lesezeichen kann man schnell zu den entsprechenden Seiten des Dokuments springen.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 12

Zuletzt eine Abbildung eines Sammeldokuments. Dieses beinhaltet neben der aktuellen Auswahl auch alle bereits erzeugten PDFs.

PDF-Zusammenstellung Hausverwaltungssoftware KARTHAGO | Grafik 13