SEPA-FAQ in der Hausverwalter Software KARTHAGO

Häufige Fragen zu der Anwendung der SEPA-Funktionen in KARTHAGO:

Warum wird meine SEPA-Datei bei der Bank nicht verarbeitet?

Nähere Informationen zu den möglichen Ursachen sind in dem folgend genannten Dokument zu finden:

Warum wird meine Vorankündigung nicht gefüllt?

Dies kann mehrere Ursachen haben, aus diesem Grunde sollten die folgend genannten Punkte einzeln überprüft werden:

SEPA Einstellungen

Wenn die zugeordneten Mandate am Tag des Briefdrucks noch nicht gültig sind, in den SEPA Einstellungen aber die Option „Nur gültige Mandate benutzen“ gesetzt ist, werden keine Vorankündigungen seitens des Systems gefunden.

Mandate

Die Mandate, die für die Vorankündigungen verwendet werden, sind noch nicht gültig und in den SEPA Einstellungen ist die Option „Nur gültige Mandate benutzen“ gesetzt. Damit diese Gültigkeit erlangen, sind folgend genannte Felder des Mandats zu füllen:

  • Signiert am:
    • Dieses Feld gibt an, an welchem Tag das Mandat unterzeichnet wurde. Bei migrierten Mandaten wird hier das Datum eingetragen, an dem das Migrationsschreiben verschickt wurde. Dies erfolgt bei der Erstellung des Migrationsschreibens im Serienbriefmodul durch Setzen der Option „Migrierte Mandate aktivieren“. Es wird das Druckdatum hinterlegt.
  • Gültig von:
    • Dieses Feld gibt an, ab welchem Tag das Mandat verwendet werden kann. Dieses Datum kann frühestens der Tag der Unterzeichnung (Signiert am) sein. Bei migrierten Mandaten wird im Rahmen der Mandatsmigration das Datum der geplanten Umstellung eingetragen. Sollten die Migrationsschreiben erst zu einem späteren Zeitpunkt verschickt werden, wird das Datum entsprechend angepasst.
  • Gültig bis:
    • In diesem Feld darf kein Datum eingetragen sein, bzw. eventuelle Vorankündigungen werden nur bis zu diesem Tag erstellt.

Serienbriefe

Damit beim Druck der Serienbriefe die Platzhalter für die Vorankündigungen im gefüllt werden, muss auf der Tabe Vorankündigungen im Serienbriefmodul die Option „Vorankündigungen suchen“ gesetzt werden:

Diese Option muss bei jedem Start des Serienbriefmoduls erneut gesetzt werden.

Eine weitere Ursache kann sein, dass die Option „Nur migrierte Mandate drucken“ gesetzt wurde:

Diese Option bewirkt, dass nur Briefe für Empfänger gedruckt werden, deren Mandate als solche gekennzeichnet wurden:

Woran liegt es, dass ich gar keine Lastschriften oder nur alte Lastschriften bekomme?

Zunächst einmal gibt das Verarbeitungsprotokoll der Sollstellung Aufschluss darüber, weshalb keine Lastschriften erzeugt wurden. Aus diesem Grunde sollte dieses als erster Schritt der Problemlösung gesichtet werden. Werden keine oder nur alte Lastschriften erstellt, kann das verschiedene Ursachen haben:

SEPA Einstellungen: Sobald die Umstellung auf SEPA abgeschlossen wurde, ist in den SEPA Einstellungen das EBaS Verfahren auf SEPA umzustellen:

Zusätzlich sollte auch der sogenannte DTA-Fallback eingestellt werden, denn dieser bewirkt, dass zumindest alte Lastschriften erstellt werden, wenn die Grundlagen für SEPA Basislastschriften nicht gegeben sind:

fehlendes Mandat:

Wenn für den Zahlungspflichtigen kein bzw. kein gültiges Mandat vorliegt, werden – sofern der DTA-Fallback eingestellt ist – weiterhin alte Lastschriften erstellt. Ist hingegen der DTA-Fallback nicht eingestellt, werden keine Lastschriften erstellt.

fehlende IBAN/BIC:

Wenn bei dem Zahlungspflichtigen Angaben zu der IBAN/BIC fehlen, kann kein gültiges Mandat gefunden (oder erstellt) werden. Demnach können dann auch keine SEPA Basislastschriften erstellt werden. Ist auch der DTA-Fallback nicht eingestellt, werden keine Lastschriften erstellt.

Hinweis:

Die Möglichkeit eines DTA-Fallbacks ist grundsätzlich nur noch bis zum 31.01.2014 gegeben. Klären Sie ggf. mit Ihrer Bank ab, ob diese DTAs über den genannten Zeitpunkt hinaus annimmt.

Was mache ich mit periodischen Lastschriften bei der Umwandlung in SEPA-Lastschriften?

Da eine Konvertierung dieser in KARTHAGO 2000 nicht vorgesehen ist, sind die folgend genannten Schritte erforderlich:

1. Sofern noch nicht geschehen, ist in den Gläubiger-IDs die Gläubiger-ID für den Verwalter anzulegen:

2. Für den Verwalter ist ein Verwalterobjekt anzulegen, in dem die Kontodaten des Verwalters und die zugehörige Gläubiger-ID einzutragen sind:

3. In dem Verwalterobjekt sind dann die einzelnen Objekteigentümer bzw. Wohnungseigentümergemeinschaften über den Kunden-/ Lieferantenstamm als Debitoren anzulegen:

4. Für diese Debitoren sind nun über die Zentrale Adressverwaltung Mandate zu erstellen:

5. Nun können die Periodischen Lastschriften entsprechend überarbeitet/angepasst werden:

Wann wird mein Mandat ungültig und wann muss ich ein neues Mandat ausstellen?

Da die Angaben auf dem Mandat formgebunden sind, ist in der Mandatsverwaltung keine Änderungsmöglichkeit vorgesehen.

Aus diesem Grunde sollte bei Änderungen an den Pflichtangaben (z. B. den Bankangaben oder des Zahlungspflichtigen) das bestehende Mandat beendet (setzen des Gültig bis Datums) und ein neues Mandat mit den geänderten Informationen erstellt werden. Dieses ist dann von dem Zahlungspflichtigen erneut zu unterzeichnen.

Widerruft der Zahlungspflichtige das Mandat, wird dieses selbstverständlich ebenfalls ungültig.

Wird ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach der letzten Verwendung nicht mehr benutzt, verfällt dieses ebenfalls. In einem solchen Fall ist auch ein neues Mandat zu erstellen und von dem Zahlungspflichtigen zu unterzeichnen.

Sollte sich nur die Anschrift des Zahlungspflichtigen ändern, kann diese in der Zentralen Adressverwaltung vorgenommen werden. In der Mandatsverwaltung wird die Adressänderung dann sichtbar.

Kann man auch leere Mandate nur mit der Gläubiger-ID und einer Mandatsreferenz erstellen und wann ist bei einer Neuanlage der beste Zeitpunkt für die Erstellung eines neuen Mandats?

KARTHAGO 2000 bietet durchaus die Möglichkeit, „leere“ Mandate zu erstellen. Dazu ist zunächst die Mandatsverwaltung zu öffnen und die gewünschte Gläubiger-ID einzutragen. Anschließend ist das Mandat zu speichern und es wird vom System eine Mandatsreferenz vergeben. Nun kann das „leere“ Mandat gedruckt und verschickt werden. Sobald dieses ausgefüllt und unterzeichnet zurück kommt, können in der Zentralen Adressverwaltung oder im Mieter-/ Eigentümerstamm die Angaben zu der Bankverbindung eingetragen werden. Anschließend sind in der Mandatsverwaltung die erfassten Angaben per Auswahl und die Unterzeichnungs- und Gültigkeitsdaten einzutragen.

Zwar könnten die Angaben aus dem zurückerhaltenen Mandat direkt in der Mandatsverwaltung eingetragen werden, aber dann müssen die Angaben zu der Bankverbindung in der Zentralen Adressverwaltung oder im Mieter-/ Eigentümerstamm zusätzlich noch erfasst werden, d. h. die Angaben sind doppelt zu erfassen.

Bei neuen Miet-/Eigentumsverhältnissen bietet es sich an, erst den Mieter/Eigentümer komplett anzulegen, auch wenn die Informationen zu der Bankverbindung noch nicht bekannt sind. Nach dem Anlegen des entsprechenden Vertrages kann aus dem Mieter-/Eigentümerstamm heraus ein Mandat erstellt werden, in dem auf der Adresstabe und der Untertabe Bankverbindungen der entsprechende Button betätigt wird:

Anschließend wird die Mandatsverwaltung im Neuaufnahmemodus geöffnet und die bereits bekannten Informationen (wie z. B. die Adressdaten) in das neue Mandat eingetragen:

Wird dieses nun gespeichert, kann das Mandat mit den bekannten Informationen gedruckt und dem Mieter/Eigentümer zugesandt werden. Dieser braucht dann lediglich noch die Angaben zu der Bankverbindung zu ergänzen und das Mandat dann zu unterzeichnen.

Sind die Angaben zu der Bankverbindung im Vorfeld schon bekannt, so können diese beim Anlegen des Vertrages ebenfalls schon erfasst werden. Wird dann ein Mandat aus dem Mieter-/Eigentümerstamm heraus erzeugt, sind auch diese Angaben in dem neu erstellten Mandat schon eingetragen. In diesem Fall braucht der Mieter/Eigentümer das Mandat nur noch zu unterzeichnen.

In beiden Fällen sind dann nach Rückerhalt des unterzeichneten Mandats die fehlenden Informationen (wie z. B. Unterzeichnungs- und Gültigkeitsdaten) in der Mandatsverwaltung bei dem entsprechenden Mandat zu ergänzen.

Generell sind in der Mandatsverwaltung so lange Änderungen möglich, bis alle für ein Mandat erforderlichen Angaben eingetragen sind.